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Stiftung « Archivum Helveto-Polonicum »:
les Polonais en Suisse (Die Polen in der Schweiz)

Stiftungsstatuten (Uebersetzung, es gilt die französische Version)
I. Allgemeine Bestimmungen
Art. 1 Name, Sitz, Dauer

1. Unter dem Namen Archivum Helveto-Polonicum : Les Polonais en Suisse (ARHELPOL) besteht eine Stiftung (im
    weiteren Stiftung genannt) gemäss den art. 80 ff. ZGB.

2. Der Sitz der Stiftung ist Freiburg. Eine Verlegung des Sitzes an einen anderen Ort in der Schweiz muss vorgängig
    von der Aufsichtsbehörde genehmigt werden.

3. Die Dauer der Stiftung ist unbestimmt.
Art. 2 Zweck

1. Der Zweck der Stiftung ist die Verwaltung des Dokumentenbestands über polnische Bürger, ihr Verhältnis zur Schweiz
    oder ihren Aufenhalt in der Schweiz. Als Sammlerin kann die Stiftung Dokumente empfangen.

Die Verwaltung der Stiftung beinhaltet:
- die Aufbewahrung des Fonds
- seine Erweiterung
- die Zurverfügungstellung der gesammelten Bestände für interessierte Forschende
- Förderung und Unterstützung der Erinnerungspflicht der Stiftung

2. Die Stiftung verfolgt keinen lukrativen oder kommerziellen Zweck.
Art. 3 Anfangskapital, Ressourcen

1. Das Anfangskapital der Stiftung beträgt CHF 1000,00, tausend Fanken. Zudem wurde die Privatsammlung von
    Ludwika und Jacek Sygnarski (den Gründern) eingebracht.

2. Das Kapital der Stiftung kann jederzeit im Sinn des Stiftungszwecks durch andere Zuwendungen, Schenkungen,
    Spenden, Nachlässe, erweitert werden.

3. Das Kapital der Stiftung darf für keinen anderen Zweck als den in Art. 2 beschriebenen verwendet werden.

4. Die Anlage und Verwaltung des Vermögens der Stiftung entsprechen den Grundsätzen der kaufmännischen
    Buchführung (Art. 957 ff. OR).

5. Um den Zweck der Stiftung zu erfüllen, werden die Vermögenserträge benützt ; wenn diese ungenügend sind,
    kann auf das Vermögen der Stiftung zurückgegriffen werden, es muss jedoch schnell wiederhergestellt werden.
II. Organisation et Funktionsweise
Art. 4 Organe der Stiftung

Die Organe der Stiftung sind:
- der Stiftungsrat
- der Vorstand
- die Revisionsstelle
Art. 5 Verantwortlichkeit

Die Organe der Stiftung haben die Pflicht, die ihnen übertragenen Aufgaben korrekt auszuführen. Sie müssen keine
Resultate erreichen, jedoch müssen sie alles daransetzen, dass die Stiftung ihren Zweck erfüllen kann. Die Organe
der Stiftung sind anderen und Dritten gegenüber nur für unerlaubte Handlungen verantwortlich.
A. Der Stiftungsrat
Art. 6 Zusammensetzung und Dauer des Mandats

1. Der Stiftungsrat ist das oberste Organ der Stiftung. Er ist zusammengesetzt aus mindestens 5 und höchstens 22
    Mitglieder, das sind:
    - die Gründer
    - ein Vertreter der Kantons- und Universitätsbibliothek Freiburg
    - die weiteren Mitglieder werden von den Gründern ernannt

2. Danach ergänzt und erneuert sich der Stiftungsrat durch Kooptation.

3. Die Mandatsdauer beträgt vier Jahre. Das Mandat kann mehrmals verlängert werden.
Art. 7 Konstituierung und Erneuerung

1. Der Stiftungsrat konstituiert sich selbst, er ernennt einen Präsidenten, einen Vizepräsidenten, einen Sekretär und
    einen Kassier. Sekretär und Kassier müssen nicht zwingend Mitglieder des Stiftungsrats sein. Zudem können beide
    Funktionen von derselben Person ausgeübt werden.

2. Falls während der Amtsdauer der Stiftungsrat wegen einer Demission oder aus einem anderen Grund aus weniger
    als 5 Mitgliedern bestehen sollte, so muss er sich sofort ergänzen.

3. Ein Mitglied des Stiftungsrats kann jederzeit aus triftigem Grund abgesetzt werden, insbesondere wenn es seine
    Pflichten gegenüber der Stiftung vernachlässigt oder nicht mehr ausführen kann. Der Ausschluss eines Mitglieds
    wird vom Stiftungsrat mit einer Zweidrittelmehrheit der anwesenden Mitglieder beschlossen.
Art. 8 Zuständigkeiten

1. Der Stiftungsrat übt die oberste Leitung der Stiftung aus und vertritt die Stiftung nach aussen. Er bestimmt die
    Zeichnungsberechtigung seiner Mitglieder. Er hat alle Kompetenzen, die nicht ausdrücklich in der Gründungsakte,
    den Statuten oder Reglementen der Stiftung einem anderen Organ vorbehalten sind. Die Tätigkeit der Mitglieder
    ist ehrenamtlich.

2. Seine Aufgaben sind insbesondere:
    a) er ist für den guten Betrieb der Stiftung verantwortlich
    b) er verabschiedet das Budget und die Kontenführung gemäss dem Bericht der Reviosionsstelle
    c) er bestimmt über die Verwendung des Kapitals und des Ertrags des Stiftungsvermögens
    d) er stellt die für die Erreichung des Stiftungszwecks notwendigen Mitarbeiter an
    e) er erstellt bei Bedarf ein Reglement über die Organisation und die Funktionsweise der Stiftung
    f) er bestimmt über den Erwerb und Veräusserung von Immobilien
    g) er trifft alle Entscheidungen und Massnahmen die der Stiftungszweck rechtfertigt
    h) der Stiftungsrat endgültig in allen die Stiftung betreffenden Fragen
Art. 9 Sitzungen, Einberufung

1. Der Stiftungsrat versammelt sich wann imer die Geschäfte dies erfordern, jedoch mindestens einmal pro Jahr auf
    Einberufung durch den Präsidenten oder seinen Stellvertreter. Die Einladung enthält die Traktandenliste und muss
    mindestens 10 Tage im Voraus verschickt werden. Diese Frist kann bei einstimmigem Entscheid aller Mitglieder
    des Stiftungsrats verkürzt werden.

2. Jedes Mitglied kann schriftlich ein begründetes Gesuch um eine Sitzung innert Monatsfrist an den Präsidenten
    oder seinen Stellvertreter stellen.
Art. 10 Beratungen und Beschlüsse

1. Der Stiftungsrat kann beraten und gültige Entscheide treffen, wenn ein Drittel seiner Mitglieder anwesend ist.
    Sofern keine gegenteiligen Bestimmungen vorliegen, werden Beschlüsse mit dem einfachen Mehr gefasst.
    Bei Stimmengleichkeit entscheidet der Präsident oder sein Stellvertreter. Die Verhandlungen und Entscheide werden
    in einem vom Präsidenten oder seinem Stellvertreter sowie vom Protokollführer unterzeichneten Protokoll
    festgehalten.

2. Ueber nicht traktandierte Punkte werden keine Entscheidungen getroffen, es sei denn, alle Mitglieder des
    Stiftungsrats seien anwesend und einverstanden damit, die Frage zu behandeln.

3. Das Stimmrecht ist nicht übertragbar.

4. Die Entscheidungen können auch auf dem Korrespondenzweg getroffen werden, wenn keines der Mitglieder eine
    mündliche Besprechung verlangt. So getroffene Entscheide gelten bei einer Zweidrittelmehrheit und werden im
    Protokoll der folgenden Sitzung festgehalten.

5. Bei einem Interessenkonflikt tritt das betreffende Mitglied in den Ausstand. Es muss die Sitzung für die Dauer
    der Beratung und Abstimmung des Geschäfts verlassen.
Art. 11 Jahresrechnung

Die Rechnung st alljährlich auf den 31. Dezember abzuschliessen. Diese besteht aus Bilanz, Erfolgsrechnung und
Anhang gemäss art. 959 ff OR. Diese Dokumente sind der Aufsichtsbehörde zusammen mit dem Geschäftsbericht
und dem Bericht der Revisionsstelle innerhalb von 6 Monaten ab Jahresabschluss einzureichen.
B. Vorstand
Der Vorstand wird vom Stiftungsrat für eine Dauer von vier Jahren bestimmt. Er besteht aus einem Präsidenten,
einem Vizepräsidenten, einem Sekretär und einem Kassier. Die Mitglieder des Vorstands müssen Mitglied des
Stiftungsrats sein.
Der Vorstand bereitet die Sitzungen des Stiftungsrats vor, führt die Beschlüsse aus und bearbeitet die laufenden
Geschäfte, auch die Verwaltung und den Unterhalt der Immobilien. Der Vorstand ist insbesondere mit der Wahrung
der Beziehungen und der Zusammenarbeit mit anderen Institutionen, die dem Schutz des Kulturgutes dienen, betraut.
C. Die Revisionsstelle
Art. 12 Wahl und Zuständigkeiten

1. Der Stiftungsrat ernennt eine externe, unabhängige Revisionsstelle, die jährlich die Rechnung prüft und einen
    detaillierten Bericht erstellt. Diese übt ihre Aufgaben gemäss den geltenden rechtlichen Bestimmungen aus.

2. Die Revisionsstelle hat dem Stiftungsrat bei der Ausführung ihres Auftrags festgestellte Mängel mitzuteilen.
    Wenn diese Mängel nicht innerhalb angemessener Frist behoben werden, informiert sie die Aufsichtsbehörde darüber.

3. Die Reviosionsstelle stellt der Aufsichtsbehörde eine Kopie des Revisionsberichts sowie aller wichtigen Mitteilungen
    an die Stiftung zu (Art. 83c ZGB).

4. Die Reviosionsstelle ist für 3 Jahre beauftragt ; ihr Mandat kann erneuert werden.

5. Diese Bestimmung gilt nicht, wenn die Aufsichtsbehörde die Stiftung von der Pflicht zur Bezeichnung einer
    Revisionsstelle befreit (Art. 83b Abs. 2 ZGB).
III. Umwandlung und Auflösung der Stifung
Art. 13 Statutenänderung

1. Aenderungen der Organisation oder des Stiftungszwecks sowie andere Aenderungen der Statuten sind möglich
    gemäss den Bedingungen nach Art. 85, 86 und 86b ZGB.

2. Eine Statutenänderung bedarf einer Zweidrittelmehrheit der anwesenden Mitglieder.
Art. 14 Auflösung

1. Die Auflösung der Stiftung ist nur aus den gesetzlich vorgesehenen Gründen möglich (art. 88 und 89 ZGB).
    Wenn der Antrag auf Auflösung von Stiftungsrat ausgeht, so ist eine Zweidrittelmehrheit der anwesenden Mitglieder
    nötig. Die Auflösung wird von der Aufsichtsbehörde verfügt.

2. Im Falle der Auflösung (art. 88 ZGB) beschliesst der Stiftungsrat bei seiner letzten Sitzung, dass das Vermögen
    und die Bestände wie folgt zu vermacht wird:

    Die katalogisierten Bücher und Zeitschriften verbleiben in der Kantons- und Universitätsbibliothek Freiburg und
    werden zu deren Eigentum gemäss der am 4. Mai 1999 unterzeichneten Vereinbarung (Kopie in der Beilage).
    Die Stiftungsbestände müssen dem Stiftungszweck gemäss verwendet werden.

    Der Rest des Vermögens und der Bestände (Archiv, Gegenstände, Mobilien und Immobilien, usw.) werden der
    Fondation Littéraire et Culturelle Polonaise in Freiburg vermacht (oder falls nicht möglich, einer anderen
    steuerbefreiten Organisation).

3. Eine Rückgabe von Vermögen oder Beständen an die Gründer oder deren Erben ist ausgeschlossen.
IV. Abschliessende Bestimmungen
Art. 15 Aufsichtsbehörde

Die Stiftung untersteht der zuständigen Aufsichtsbehörde gemäss Art. 84 Abs 1 ZGB.
Art. 16 Handelsregistereintrag

Die Stiftung ist im Handelsregister eingetragen.
Art. 17 Inkrafttreten

1. Die vorliegenden Statuten wurden vom Stiftungsrat anlässlich der Sitzung vom 13. April 2019 genehmigt.
    Vorherige Statuten sind damit aufgehoben und ersetzt.

2. Sie sind mit der Genehmigung durch die Aufsichtsbehörde in Kraft.
Freiburg, den 13. April 2019